Notulen extra Ledenvergadering 2019

Notulen van de extra Algemene Ledenvergadering Wijkvereniging Hanevoet
CONCEPT VERSIE. Op de Algemene Ledenvergadering in februari 2020 zal vaststelling plaatsvinden.

De Algemene Ledenvergadering is gehouden op 4 september 2019.
Locatie: wijkgebouw ’t Slot, Kastelenplein
Aanvang 20.00 uur

Voorzitter opent de vergadering met een hartelijk welkom op deze extra algemene ledenvergadering en vraagt of iedereen de presentielijst heeft getekend.
Er zijn na telling 21 leden aanwezig  (1 lid per postcode).
Voor deze vergadering zijn er 3 afmeldingen ontvangen.

De  leden zijn uitgenodigd middels een aparte brief die per post afgeleverd is op vrijdag 23 augustus.
Naast de benoeming van het thema voor de vergadering staat ook de agenda geformuleerd. Het thema van deze vergadering is ANDERS. Het bestuur heeft voorstellen uitgewerkt hoe we als wijkvereniging het reilen en zeilen vernieuwend gaan aanpakken. Het bestuur heeft de hoofdzaken voor deze vergadering als voorinformatie besproken met belangrijke vrijwilligers zoals redactie, webmaster, distributie Hanepootjes, beheer van materialen en specifieke evenementen.
Bestuur vraagt aandacht voor de nieuwe aanpak en instemming middels een schriftelijke stemming.

Een korte herinnering ter ondersteuning van deze vergadering is de laatst gehouden jaarvergadering in op 13 febr. Onder agendapunt 12 “sluiting door de voorzitter” zijn toen een aantal zaken benoemd zoals:
-een blik vooruitwerpen naar toekomst
-mensen sluiten zich steeds minder vaak (en lang) aan bij verenigingen. Er ontstaan   netwerkorganisaties.
-een teruglopend ledental
-het invullen van vacatures
-nieuwe initiatieven
Vandaag worden de leden geïnformeerd over de plannen.

AGENDAPUNT 2
Goedkeuring van de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 13 febr. 2019.
In Hanepootjes 2019/2 is het verslag reeds gepubliceerd. Verslag wordt per pagina doorgenomen op tekst en inhoud. Opmerkingen worden verwerkt en het verslag zal in gecorrigeerde vorm op de website worden geplaatst.

AGENDAPUNT 3
Voorlopig financieel verslag 2019. Er zijn geen opmerkingen. De financiën zijn op orde zoals begroot en verwacht.

AGENDAPUNT 4
ANDERS

Het thema ANDERS zal door ieder van ons op een verschillende manier worden bedoeld/uitgelegd. Het bestuur heeft kennis genomen van de binnen de vereniging gaande veranderingen.
Toch blijft er iets, een gevoel van, we willen als vrijwilligers veranderingen, maar hoe dan. Het antwoord is niet zo eenvoudig.
Bestuur poneert een aantal vragen.
Overspannen van vrijwilligerswerk?
Lekt de energie weg bij WVH?
Raken sommige van onze vrijwilligers een beetje moedeloos wegens gebrek aan respons op hun inspanningen?
Ons ledental neemt af, maar ook de relevantie van onze vereniging. Zijn we een vastgelopen club?

Ook de vrijwilliger van nu is niet meer de vrijwilliger van vroeger. Mensen vinden voor een korte gerichte klus, een afgebakende en overzichtelijke taak, dat lukt nog wel. Maar vrijwilligers gaan geen langdurige verbintenis meer aan. Laat staan als daar verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid bij komt kijken. Dus tijd voor verandering. Doe het “Anders”.
Samen iets opbouwen is verenigen. Wij vinden elkaar vanuit gezamenlijke belangen.
Maar wat doen we als de wederkerigheid weg sijpelt?
Als het meer geven wordt dan ontvangen?
Als leden eisen stellen, maar vervolgens niets doen?
Is de bedoeling: stop ermee ? En dan komen er argumenten waarom dat onmogelijk is.
Identiteit? Onze vrijwilligers zetten zich vaak in met hart en ziel, dus stoppen of afstoten van werkzaamheden valt moeilijk. Daarom is een besluit om niet verder  te gaan loodzwaar en lastig.
Leiden onze activiteiten nog ergens toe?
Kost de inzet niet meer energie dan het oplevert?
Is het plezier verdwenen?
Of is doorgaan nog een optie omdat er nog lichtpunten zijn, of zijn de doelen nog realistisch, of zijn er nog kansen om er beter uit te komen?
Doormodderen is ook een aanpak maar gezonder is het  om te stoppen en ruimte te maken de zaken anders aan te pakken door anderen. Maar anderen hebben zich niet aangediend. Kennelijk is er weinig of geen energie om de vereniging overeind te houden. Dus mag de stekker eruit??

ANDERS wordt dus het nieuwe thema.

Op de Algemene Ledenvergadering van 13 febr. 2019 zijn onder punt 12 een aantal zaken benoemd die om verder vervolg vragen.

Kernwoorden zijn:
-TERUGLOPEND LEDENTAL
Eind juni 2019 was de stand 401 leden.
Er is een overzicht per straat./wijk.
Onderstaand een verkort overzicht (in volgorde van het aantal leden):

Buurten Aantal
leden
Aantal
leden cum.
% % cum.
Hanevoet 1 172 172 43 43
Hanevoet 3 105 277 26 69
Hanevoet 2 85 362 21 90

Hanevoet 1: langs kanaal. Hanevoet 3: deels langs kanaal / bij de vijver, Hanevoet 2: tegenover Ooievaarsnest
Uit 3 buurten zijn 90 % van de leden afkomstig. Kleine aantallen leden komen uit Ridderzaal (19), Kastelenplein incl. flats (6), Vaeshartelt/Geusselt (9), DeKlencke/Dikninge (6).

-MINDER BEZORGERS HANEPOOTJES
Uit het overzicht blijkt dat het niet nuttig/efficiënt is alle woningen te voorzien van Hanepootjes.

-PER 1-1-2020 IS ER GEEN REDACTIE MEER
Er verschijnt per 1 jan. geen Hanepootjes meer.
Het bestuur zal contract met drukker opzeggen.
Door het niet meer verschijnen van Hanepootjes zijn er geen bezorgers meer nodig. Ook zullen er geen inkomsten meer zijn van adverteerders. Deze inkomsten zijn in 2019 reeds te verwaarlozen.

-ZOEKTOCHT VRIJWILLIGERS EVENEMENTEN
Met uitzondering van de avondvierdaagse is het vinden van vrijwilligers lastig. Onze evenementen zijn sterk op jongeren gericht. Verwaterd zijn evenementen als burendag, autoloze zondag, de nationale straatspeelmiddag voor leerlingen van basisscholen. Voor sinterklaas moeten we op zoek naar een nieuwe goedheiligman.

-LEEFBAARHEID
-de aanpak van de zaken gerelateerd aan leefbaarheid is sterk veranderd. Buurtpreventie, wijk schouwen,en buiten beter app zijn enkele voorbeelden.

-FINANCIEN
Belangrijke inkomsten zijn contributies en subsidies. Jaarlijks wordt verantwoording afgelegd aan de gemeente. Over 2018 is een bedrag van €3000,= teruggestort en voor 2019 is de situatie nog niet bekend. Geschat wordt dat een kleiner bedrag zal worden teruggestort. Leden betreuren deze situatie. Er zijn immers verzoeken ingediend door leden die niet gehonoreerd zijn. Belangrijk is dat verzoeken om financiële ondersteuning niet voor bijdragen in aanmerking komen wat betreft eten en drinken. Bestuur verzoekt de leden aanvragen goed te specificeren. Voorbeelden zijn: wie zijn de deelnemers, verwachte aantal deelnemers, communicatieplan, vaste kosten, variabele kosten.

Subsidies 2020  worden aangevraagd voor buurtpreventie en vaste kosten .Het bestuur heeft nog geen beslissing genomen een bijdrage te leveren aan het boekenslot, wijkfeest en repair café.
Voor 1 oktober, sluitingsdatum aanvraag subsidie 2020, zullen betrokkenen worden geïnformeerd.

De Algemene Ledenvergadering heeft in 2018 besloten dat de reserves minimaal € 10.000 moeten zijn.

Inventaris lijst is beschikbaar. De inventaris staat niet op de balans maar er is een verzekering afgesloten.
Minder cq. geen inkomsten advertenties.

WAT WORDEN DE VOLGENDE STAPPEN?

In willekeurige volgorde worden zaken benoemd en deze zullen integraal in stemming worden gebracht.

Afbouw reserves.
Vereniging omzetten naar Stichting? Draaiboek.
Leden communicatie gaat digitaal (nieuwsbrief-posters etc.).
Bezittingen en inventaris verkopen. Overzicht controleren.
Contracten opzeggen bijv. huur van opslagruimten en drukkerij.
Evenementen via website. Ook financiën. Minder cash in omloop.
Uitbesteding secretariaat en website aan Supportpunt.
AVG risico uitbesteden aan Supportpunt. SLA maken.
Subsidies 2020 en 2021 Stichting. excl. buurtpreventie en speelweek.(jongeren).
Website inzet social media? Beheer door Supportpunt.
Bedank vrijwilligers eind 2019 cq na ledenvergadering febr. 2020.
Kosten begroting van de omzettingen in de vereniging in 2019/2020.

In februari 2020 zullen de leden op de Algemene Ledenvergadering  worden geïnformeerd over de stand van zaken van het project “ANDERS”. Bestuur roept leden op actief deel te nemen. Een driemanschap met expertise over de zaken met betrekking tot de genoemde zaken is welkom. De valkuil “het beslotene veranderen” kan en mag niet plaatsvinden.

STEMMING
Bestuur verzoekt 2 leden de stemming te organiseren. Stemformulieren worden uitgereikt. De uitslag is dat met een kleine meerderheid van de stemmen het bestuur het project “ANDERS” kan starten.
Echter, voor het eventueel ontbinden van de wijkvereniging is een meerderheid van twee derden van het aantal stemmen nodig. Twee derden was nu niet het geval.

Bestuur bedankt de leden en nodigt aanwezigen uit een drankje te nuttigen.
Het bestuur