Notulen Ledenvergadering 2018

Notulen van de Algemene Ledenvergadering 2018 Wijkvereniging Hanevoet

Datum : 7 februari 2018 Aantal aanwezigen: 20.

1: Opening De voorzitter opent om 20:00 de vergadering, heet de aanwezigen van harte welkom en geeft de aanwezigen de gelegenheid het informatiepakket door te nemen, met daarin: – de uitnodiging en de agenda. – het jaarverslag bestuur. – het jaarverslag evenementen. – de notulen van de vorige ALV. – het financieel overzicht 2017 en de begroting 2018. Er is een afmelding ontvangen van mevr. v Agt. De voorzitter meldt dat het bestuur graag verantwoording aflegt aan de vergadering en bedankt alle vrijwilligers voor hun bijdrage aan onze Wijkvereniging. Hij noemt de vrijwilligers die afgelopen jaar zijn overleden en vraagt een minuut stilte ter herdenking. Er zijn verder geen mededelingen.

2: Vaststellen agenda. Er zijn bij de secretaris geen punten ingediend. Staande de vergadering wordt de agenda als volgt gewijzigd: • Punt 10 en 11 worden omgewisseld, en daartussen wordt een pauze voorzien. • Aan punt 7 (begroting 2017) wordt toegevoegd: Plannen 2018. • De nummering van Rondvraag en Sluiting wordt gecorrigeerd.

3: Vaststellen notulen van de Algemene Ledenvergadering 8 maart 2017 De voorzitter vraagt per pagina of er nog vragen of opmerkingen zijn bij de notulen. Dat blijkt niet het geval te zijn, waarna de notulen door de voorzitter en de secretaris worden ondertekend.

4: Jaarverslagen bestuur en evenementen De jaarverslagen waren al te lezen op onze internet-site, en waren opgenomen in het eerder genoemde informatiepakket.

De voorzitter vraagt de secretaris het verslag toe te lichten, waarop de secretaris een toelichting geeft bij: • Hanepootjes. • Vrijwilligers. • Openbare ruimte.

• ’t Slot. De voorzitter voegt toe dat hij zojuist een overleg gehad heeft met de nieuwe beheerder van ’t Slot.

Het bestuurslid Evenementen licht het Jaarverslag Evenementen toe. Eerst passeren de evenementen van 2017 de revue: • Paaseieren zoeken. • Avondvierdaagse. Het aantal deelnemers was meer dan 200 ! Daarom gaan we de betreffende administratie en registratie moderniseren. • Vakantiespeelweek. Het wordt steeds lastiger om hout voor het bouwdorp te regelen, en de afvoer van het beschilderde hout wordt steeds duurder. We gaan alternatieven onderzoeken. • Wijkfeest. Was de eerste keer. Willen we de komende jaren verder uitbouwen. • Halloween. Weer geslaagd, met meer dan 200 deelnemers. • Sinterklaas. Met een nieuwe Sinterklaas, vanwege het overlijden van Jan Sperber. Vervolgens worden trends gesignaleerd: • Het aantal deelnemers van kinderactiviteiten daalt licht. Dat lijkt te corresponderen met het afnemende kindertal in onze wijk. • De gemiddelde leeftijd van onze vrijwilligers stijgt. We zijn nog steeds op zoek naar jonge vrijwilligers. • Sociale media worden steeds belangrijker. We willen deze meer gaan gebruiken.

De vrijwilligers worden bedankt voor hun essentiële bijdrage en het programma voor 2018 (dat reeds in de Hanepootjes is gepubliceerd) wordt besproken. Opmerkingen daarbij: • Het wijkfeest staat gepland op 1 week voor de start van de grote vakantie. We gaan daarbij weer een vlooienmarkt proberen (in 2017 niet doorgegaan wegens gebrek aan deelnemers). • We hebben contacten met Phileutonia en gaan proberen de jeugdafdeling op te laten treden bij het Wijkfeest of de Avond4daagse.

5: Verslag penningmeester over financiën 2017 De penningmeester licht de balans en de resultatenrekening toe; met ondermeer: • De inventaris wordt zoals gebruikelijk gewaardeerd op € 1,-. Hierop komt een vraag of we onze investeringen niet zouden moeten afschrijven. De penningmeester meldt dat dit in onze situatie boekhoudkundig niet vereist is. We hebben natuurlijk wel een inventarislijst en een inventaris-verzekering. De penningmeester zal volgend jaar de inventarislijst opnemen in de stukken. • De algemene reserve is volgens verwachting afgenomen. Voornamelijk doordat we de Hanepootjes nu geheel uit eigen middelen moeten bekostigen. • De ontvangen subsidies waren conform verwachting. Worden helaas elk jaar wat lager. • Het ledental is redelijk stabiel op 500 leden.

Verder zijn er geen vragen, waarna de voorzitter de penningmeester bedankt voor het gepresenteerde overzicht.

6: Verslag van de kascontrole commissie. Dhr. Brongers neemt namens de commissie het woord. Hij heeft samen met de heer Stoop op 30 januari 2018 de kas gecontroleerd en meldt dat deze weer prima klopt. De officiële goedkeuringsverklaring wordt voorgelezen en ingeleverd bij het bestuur.

7: Begroting 2018 De penningmeester licht de begroting toe. • We gaan uit van 500 leden. • De Hanepootjes krijgen 7 in plaats van 6 edities. • Het tekort wordt opgevangen uit de reserves. De vergadering wil weten of de begrote subsidies wel zeker zijn. De penningmeester denkt vanuit zijn ervaring van wel. 2 subsidies zijn al zeker toegekend. In de tekst “Subsidie die we in 2018 hopen te ontvangen” mogen we “hopen” vervangen door “verwachten”.

8: Vaststellen begroting 2018 en contributie 2018 De vergadering maakt zich zorgen over de begrote afname van onze reserves. Volgens de besluiten uit de ALV van 2010 zouden we onze contributie nog niet moeten verhogen, maar dan zouden we misschien gedwongen worden om in 2019 een extra grote contributieverhoging door te voeren. (Onze contributie is de afgelopen 8 jaar niet verhoogd). De voorzitter last een pauze in, en formuleert daarna het volgende voorstel: • de wijkvereniging wil een reserve aanhouden van minimaal 10.000 euro, om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen en om bij veranderende omstandigheden tijd te hebben om hierop in te spelen. • de contributie wordt verhoogd van €8,- naar €10,-/jaar (en van €4,50 naar €5,- voor minima). 18 van de 20 aanwezigen zijn akkoord met dit voorstel; 2 zijn tegen. Het bestuur zal de reserve-grens respecteren en zonodig kosten besparen en inkomsten vergroten. Eén van de aanwezigen blijkt niet stemgerechtigd te zijn. Daarmee wordt (met instemming van de vergadering) het stemresultaat gecorrigeerd naar 17 voor en 2 tegen.

De vergadering is verder akkoord met de begroting 2018.

9: Verkiezing kascontrole commissie 2018 De heer Brongers treedt af. De heer v Miert stelt zich beschikbaar. De kascommissie 2018 zal zodoende bestaan uit de heren Stoop en van Miert. De heer Witjes stelt zich beschikbaar als nieuw reserve-lid.

10: Wijziging Huishoudelijk Reglement met betrekking tot lidmaatschapskaarten De vergadering is akkoord met het in de stukken opgenomen voorstel tot het afschaffen van de lidmaatschapskaarten. Op verzoek van de vergadering wordt de passage “Per huisadres kan ten hoogste 1 stem uitgebracht worden” gewijzigd in: Op 1 huisadres kunnen meerdere leden wonen, indien deze personen ieder contributie betalen en als bewijs daarvan ieder een eigen lidmaatschapsnummer hebben.

11: Verkiezing bestuursleden Volgens het betreffende rooster is de heer v Miert (secretaris) aftredend. Hij stelt zich niet herkiesbaar. De voorzitter meldt dat hij in vergevorderde gesprekken is met 2 mogelijke kandidaten en dat hij goede hoop heeft dat dit leidt tot versterking van het bestuur. Dat kunnen we dan volgende ALV officieel maken.

De voorzitter bedankt de heer van Miert voor de in de afgelopen 9 jaar geleverde diensten en samenwerking, en overhandigt hem een bos bloemen en een vloeibare versnapering. De heer v Miert bedankt hierop het bestuur voor de fijne samenwerking en wenst hen veel succes voor de komende periode.

12: Rondvraag Diverse vragen worden gesteld: • Kan het bestuur meer aandacht geven aan het leefklimaat in de wijk? Waaronder parkeerproblemen. De voorzitter antwoordt dat hij de leefbaarheid in onze wijk regelmatig ter sprake brengt bij de gemeente. Is er weer een commissie Leefbaarheid nodig ? • Heeft Hanevoet een buurtcontract afgesloten met de gemeente ? De voorzitter antwoordt dat dat niet het geval is, omdat Hanevoet geen krachtwijk is. • Waarom staan de aankondigingen van Degoj niet in de Hanepootjes ? De voorzitter antwoordt dat hij dat zal navragen bij de redactie.

13: Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen. Hij nodigt iedereen uit om onder genot van een drankje nog na te praten aan de bar en sluit hiermee om 22:35 de vergadering.

Voor verslaglegging, de aftredend secretaris Gerard van Miert Eindhoven, 15 februari 2018.