Notulen Ledenvergadering 2019

Notulen van de Algemene Ledenvergadering 2019 Wijkvereniging Hanevoet
vastgesteld in de extra ledenvergadering van 4 september 2019

Datum : 13 februari 2019
Aantal aanwezigen: 14                              

1: Opening
De voorzitter opent om 20:00 de vergadering, heet de leden en aanwezigen van harte welkom en biedt de gelegenheid aan het informatiepakket door te nemen, met daarin:
– de uitnodiging en de agenda
– het jaarverslag bestuur
– het jaarverslag evenementen
– de notulen van de vorige ALV
– het financieel overzicht 2018 en de begroting 2019
– her Inventarisoverzicht per 31/12/2018

De voorzitter meldt dat er  2 afmeldingen  zijn ontvangen

 2: Vaststellen agenda
Er zijn geen punten ingediend. Daarmee is de agenda vastgesteld.

3: Vaststellen notulen van de Algemene Ledenvergadering 8 maart 2018
De voorzitter vraagt per pagina of er nog vragen of opmerkingen zijn bij tekst van de notulen.
Daarna wordt gevraagd of er aanmerkingen zijn op de inhoud.
Dat blijkt niet het geval te zijn. Daarmee zijn de notulen vastgesteld.
De voorzitter en bestuurslid algemeen en evenementen zullen deze notulen ondertekenen.

4: Jaarverslagen bestuur en evenementen
De jaarverslagen waren al te lezen op onze internet-site, en waren opgenomen in het eerder genoemde informatiepakket.

De voorzitter licht enkele punten van het jaarverslag-bestuur toe:
Het bestuur is vanwege de AVG extra zorgvuldig met het gebruik van email-adressen.
De inventarislijst is gemaakt, en is in het info-pakket opgenomen. De inventaris is verzekerd bij Centraal Beheer.
Er wordt gevraagd of de verzekerde waarde even groot is als de boekwaarde (maar 1 euro). De penningmeester geeft aan dat dat niet het geval is.
Skaeve Huse: loopt zoals voorzien. Het is daar goed onder controle. Er zijn nu 8 van de 12 huizen bewoond.
De werkzaamheden vanwege de bereikbaarheid van ASML zullende komende jaren overlast geven. Het bestuur wordt over de plannen geïnformeerd.
Er wordt gevraagd of het zinvol is om nu de bussluis bij de Ulenpas weer (tijdelijk) open te zetten. De voorzitter zal dit meenemen.
Er zijn verder geen vragen.

Het bestuurslid evenementen licht het jaarverslag evenementen toe.
Bij het paaseieren zoeken sluiten wij ons aan bij Ooievaarsnest.|
De wandel-4-daagse kende afgelopen jaar 270 deelnemers !!  Met een groot aandeel van de basisscholen in de omgeving. Dat willen we nog verder uitbouwen.
Elektronisch scannen ging afgelopen jaar niet goed wegens problemen met de barcodes. Gaat dit jaar verbeteren; want elektronisch scannen is nodig bij de grote aantallen deelnemers die worden verwacht.
Het geplande wijkfeest 2018 ging niet door wegens slecht weer.
Bij de vakantie-speelweek kon uiteindelijk toch hout geregeld worden.
Het plan is om mensen eerder te laten inschrijven, zodat we beter kunnen inspelen op de aantallen.
Bij halloween leveren steeds meer straten, hoven en pleintjes een bijdrage.
Het plan is om in 2019 alle evenementen te continueren; waarbij het wijkfeest niet door de wijkvereniging wordt georganiseerd, maar door een groep enthousiaste wijkbewoners.
Hierna volgen diverse vragen en opmerkingen:
Het bestuurslid evenementen geeft aan dat hij zo meteen afscheid zal nemen van het bestuur, maar dat hij nog wel een bijdrage zal leveren aan de evenementen.
Desgevraagd meldt het bestuurslid evenementen dat er bij onze sinterklaas-activiteit geen beleid is op de kleur van de pieten , en dat er binnen de vrijwilligers de voorkeur is voor een zwarte piet.
Een vraagsteller vindt het jammer dat een grote activiteit als het wijkfeest niet door de wijkvereniging zelf wordt georganiseerd. Daarop ontwikkelt zich een discussie, met als belangrijkste punten:
de betreffende wijkbewoners gaan er voor; en wij hebben de mankracht niet. De             wijkvereniging ondersteunt die vrijwilligers graag.
Vroeger had de wijkvereniging veel meer menskracht en een veel grotere                       evenementen-commissie. We hebben problemen om voldoende vrijwilligers te               vinden. Enkele acties die daarop al genomen zijn:
bij de avond-4daagse is een goede samenwerking met de basisscholen opgebouwd.
er lopen gesprekken met Genderbeemd en Ooievaarsnest; om meer dingen samen       te doen.
Het bestuur ondersteunt graag activiteiten die uit de wijk voortkomen.

5: Verslag penningmeester over 2018
De penningmeester licht de balans en de resultatenrekening toe.
De inventarislijst is bijgevoegd.
De algemene reserve is tegen de verwachting in toegenomen. Een deel van de subsidie 2018 is niet uitgegeven vanwege het niet doorgaan van activiteiten.
Verder zijn er geen vragen over de balans.

Bij de resultatenrekening zijn de volgende opmerkingen:
De advertentie-inkomsten van de Hanepootjes zijn teruggelopen.
Het ledental neemt af. We hebben nu ongeveer 440 leden.
Er zijn veel verhuizingen geweest. Afnemende ledenaantallen zijn een landelijke trend.

Hier volgen enkele vragen:
Benaderen we de nieuwe bewoners van de wijk ?  Antwoord: Nee; we krijgen die info niet meer van de gemeente (privacy).
Hoeveel nieuwe leden zijn er gekomen ? Antwoord: dat cijfer hebben we niet paraat.
Kunnen mensen die verhuisd zijn (bv naar Zuiderpark) toch nog de Hanepootjes krijgen? Antwoord: Deze mensen kunnen donateur worden. Donateurs krijgen per email een link zodra er een nieuwe Hanepootjes verschijnt.

6: Verslag van de kascontrole commissie
Een lid neemt namens de commissie het woord. Hij heeft samen met ander lid op 14 januari 2019 de kas gecontroleerd en meldt dat deze weer prima klopt.

De officiële goedkeuringsverklaring wordt voorgelezen en ingeleverd bij het bestuur.

7: Begroting en plannen 2019
De penningmeester licht de begroting toe.
De Hanepootjes krijgen weer 7 edities.
Het begrootte tekort wordt opgevangen uit de reserves.
Onze statuten en/of huishoudelijk reglement moeten aangepast worden in verband vereisten vanuit de Nederlandse Wandelsportbond. Hiervoor is € 500,= opgenomen in de begroting.
Het bestuur zal waar nodig ook aanpassingen doorvoeren i.v.m. de nieuwe wet AVG.
De kosten van gefaciliteerde activiteiten vallen ook onder de post “bestuurskosten”.
Er wordt gevraagd om dit volgend jaar uit te splitsen. De penningmeester zegt dit toe.

8: Vaststellen begroting en contributie 2019
Er zijn verder geen vragen of opmerkingen. Hiermee is de begroting vastgesteld.
De hoogte van de contributie wordt niet gewijzigd.

9: Verkiezing kascontrole commissie 2019
Het reservelid verhuist binnenkort naar buiten de wijk.
Het aftredend lid is niet herkiesbaar.
Bij acclamatie worden vervolgens 2 nieuwe leden voor de kascontrole benoemd.

10: Verkiezing bestuursleden
De penningmeester is aftredend. Hij stelt zich herkiesbaar en wordt bij acclamatie herkozen.
Volgens het betreffende rooster is ook bestuurslid algemeen en evenementen aftredend. Hij stelt zich niet herkiesbaar. Er hebben zich geen kandidaten gemeld.
Ook voor de vacante positie van secretaris hebben zich geen kandidaten gemeld.

Opmerkingen:
Het beoogde bestuurslid leefbaarheid heeft zich helaas vanwege veranderingen binnen zijn werkzaamheden teruggetrokken.
Het bestuur gaat in de notulen nakijken wat de eventuele consequenties zijn van deze situatie.
De 2 resterende bestuursleden zijn zo wel erg zwaar belast.

12: Rondvraag
Diverse vragen worden gesteld:
Hoe kunnen we meer leden trekken op onze ALV ? Zou het helpen om na de vergadering een gezellig samenzijn te organiseren?
Zijn er meer mensen die de laatste tijd last hebben van laag vliegende militaire helikopters ? Tip: bel 14040.

De voorzitter richt hierna het woord tot het aftredende bestuurslid algemeen en evenementen:
“Je bijdrage was altijd in je eigen stijl en eigen mening met respect voor elkaar. Het organiseren van evenementen is je op het lijf geschreven. Kennis van de regelgeving,het logistieke proces maar zeker de inzet van door jouw gerekruteerde vrijwilligers zijn zaken die we hebben gewaardeerd. Jouw excel schema’s en beschrijvingen hoe en wat wanneer moest gebeuren bij een activiteit  zijn een goed hulpmiddel gebleken om sturing te geven bij evenementen.
Het inzetten van e-hulpen ,zoals bij de avondvierdaagse ,sluit aan bij je ervaring binnen ICT en levert een mooie bijdrage aan toekomstige uitbreiding van activiteiten. Zoals je te kennen hebt gegeven wil je graag de bijdrage aan het organiseren van de evenementen blijven leveren maar zonder de rol van bestuurslid.
We laten je niet gaan zonder een lekker drankje en bloemen. Nogmaals bedankt en we rekenen op je, maar in een andere rol.”

Het afgetreden bestuurslid antwoordt dat hij wijkevenementen erg belangrijk vindt en dat het jammer is dat soms geld onbenut blijft bij gebrek aan vrijwilligers . Hij ziet graag zoveel mogelijk evenementen in de wijk (al dan niet georganiseerd door de wijkvereniging).

12: Sluiting
De voorzitter neemt het woord:

“Zojuist heb ik aangegeven dat met de afsluiting we een blik vooruit zouden werpen op dit jaar 2019 en verder.

Op 22 januari 2014 hebben we het 40 jarig bestaan van de wijkvereniging gevierd. Recentelijk dus 45 jaar. Een mijlpaal waarbij het past eens terug te kijken, maar vooral ook vooruit.
Tijden veranderen en dat vraagt om nadenken of en op welke wijze die veranderingen invloed hebben op onze organisatie. Mensen sluiten zich steeds minder vaak ( en lang) aan bij verenigingen. Velen laten hun stem individueel of collectief horen via sociale netwerken of op andere manieren. Hierdoor ontstaan netwerkorganisaties ,die vaak geen of nauwelijks geografische binding hebben. Ook binnen onze eigen woonomgeving Oud Kasteel ( Hanevoet, Ooievaarsnest, Genderbeemd) is dit zichtbaar. Een voorbeeld is ons teruglopend ledental. De leden zijn het sociaal kapitaal van elke, dus ook onze vereniging.

Laten we enkele concrete zaken benoemen.
Binnen het bestuur zijn er reeds geruime tijd vacatures. Oproepen in Hanepootjes en persoonlijke inzet hebben niet geleid tot invulling.
De redactie heeft oproep geplaatst voor opvolging, echter zonder resultaat. Inmiddels is duidelijk dat redactie nog voor dit jaar 2019 de Hanepootjes wil verzorgen.
Ook staat de bezorging en verspreiding van Hanepootjes op de tocht. Het wegvallen van bezorgers en verhuizingen zijn de oorzaak.
Er zijn minder vrijwilligers beschikbaar voor onze activiteiten zoals avondvierdaagse, vakantie-speelweek, en sinterklaas en halloween, wat de traditionele evenementen zijn.
Nieuwe initiatieven zijn het wijkfeest, waarbij de rol van de wijkvereniging alleen een financieel/administratieve kant kent, dus geen uitvoerende.

Zojuist hebben we de herverkiezing van de penningmeester geaccordeerd. Voor het jaar 2020 is de voorzitter aftredend bestuurslid. Herverkiezing is niet aan de orde !
We dienen snel orde op zaken te stellen. Het nog zittende bestuur ,voorzitter en penningmeester, verzoeken alle leden een bijdrage te leveren aan alle vacatures. Een tijdschema heeft het bestuur hieraan verbonden.
 Uiterlijk 1 juni zullen de vacatures moeten worden ingevuld voor alle disciplines.
Deze datum is belangrijk omdat subsidies aanvragen voor 1 oktober dienen te worden aangevraagd. Ook afspraken met drukkerij en andere verplichtingen dienen tijdig te worden verlengd.

Begin september (3 of 4) zal het bestuur een extra ledenvergadering bijeenroepen waarbij de stand van zaken zal worden toegelicht. De vervolgstappen zullen dan worden bekendgemaakt.
Opgemerkt dient te worden dat de activiteiten voor 2019 doorgang vinden en financieel gedekt zijn.
Wij rekenen op uw support “

De voorzitter bedankt vervolgens de aanwezigen. Hij nodigt iedereen uit om onder genot van een drankje nog na te praten aan de bar en sluit hiermee om 21:50 de vergadering.

Opgemaakt
14 februari door notulist vrijwilliger